Excel数据透视表操作技巧及常见问题

excel 教程 - 三月 30, 2011 - 来源:单点日志 - No Comments -

一、我总是遇到错误”数据透视表”字段名无效”

问题:
创建数据透视表时,出现以下错误信息:数据透视表字段名无效。在创建透视表时,必须使用组合为带有标志列列表的数据.如果要更改数据透视表字段的名称,必须健入字段的新名称。

解决方法:
该信息表示数据源中的一个或多个列没有标题名称。要修正该问题,找到用来创建数据透视表的数据集,确保所有的列都有一个标题名。

二、我的数据透视表总是使用”计数”而不使用”求和
问题:
在数据源中有一个包含数字的列。并且格式为真正的数字,可以求和。但是,在每次试图将其添加到数据透视表时,Excel总是会自动对字段使用”计数”,而不是”求和”。因此只能手动将计算方法更改为”求和”。
解决方法:
如果在源数据列存在任何文本值,Excel都会自动对该列的数据字段应用”计数”。类似的,即使有一个空单元格也会导致Excel应用”计数”。很有可能在源数据列中包含文本值或空白单元格。要解决该问题,只需从源数据列中删除文本值或空白单元格,然后刷新数据透视表。

三、透视表的列宽无法保留,我的数据透视表总是将工作薄中的列调整为最适合标题的列宽
问题:
刷新数据透视表或者选择刷选字段中的一个新项时,包含标题的列自动调整为列宽适合列标题。这在不希望更改已经做好的报表格式时会很麻烦。
解决方法:
使用一个’数据透视表选项”可以很容易地解决此问题。
1.右键单击数据透视表,选择”数据透视表选项”。
2.在出现的对话框中,选择”布局和格式”选项卡。
3.取消选中”更新时自动调整列宽”。


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四、字段分组时得到一个错误消息
问题:
试图在数据透视表中给字段分组时,出现以下错误消息:”选定区域不能分组”。

解决方法:
以下情况之一将触发该错误消息:

  • 试图分组的字段是一个文本字段.
  • 试图分组的字段是一个数据字段,但它包含文本
  • 试图分组的字段是一个数据字段,但Excel将其识别为文本.
  • 试图分组的字段是数据透视表的报表筛选区域。

采取下列步骤可以解决该问题

  • 查找源数据,确保试图分组的字段是数据格式,并且不包含文本。删除所有的文本,将单元格的格式设置为数据格式,使用 0 填充所有空单元格。
  • 选中数据源中试图分组的字段的那个列。在功能区选择”数据”选项卡,然后选择”分列”。这将激活’文本分列向导”。将数据更新为正确的形式(数字或者日期)。回到数据透视表.右键单击,选择”刷新”。
  • 如果试图分组的字段在数据透视表的筛选字段中,可将该字段移动到行字段或列字段。现在可以对字段中的数据项进行分组了。在分组字段以后,可以将其移回筛选区域

五、我的透视表将同一个数据项显示两次

问题:
数据透视表将同一个数据项显示两次,并将每个数据项当作一个单独的实体。比如实例中的甲出现了两次,这是不对的,如果这两个数据相同,那么他们应该合并为一个结果,而不是两个。

解决方法:
大多数情况下是数据输入的不规范,查看数据源是否有不可见的字符或者空格,或者数据类型不统一的问题(文本型的数字或日期)。

六、删除的数据项仍然显示在筛选区域中

问题:
从源数据删除了一个数据项,并刷新了数据透视表。但是该数据项仍然在数据透视表中显示,数据透视表还是在其透视表缓冲中保存该数据项。

解决方法:
    设计上Excel在筛选字段中保留数据项。这确保那些暂时被删除的数据不会离开筛选字段。例如,假设筛选字段有两个值YES和NO。有时数据集中可能没有包含值No的记录。默认情况卜,Excel将保留No值作为筛选字段的选项,等待NO仇重新出现。
    要从数据透视表中清除这些数据项,必须从数据透视表中暂时删除这个字段,然后刷新透视表,再把字段拖回它原来的位置。
    尽管这种做法在有些情况下很有用,但在大多数情况下并不需要这种功能。使用下列步骤可以让Excel禁用该行为。

  • 右键单击数据透视表,然后选择”数据透视表选项”。
  • 在出现的对话框中,选择”数据”选项卡。
  • 将”每个字段保留的项数”属性更改为”无”。

七、刷新数据透视表时数据消失了

问题:
刷新数据透视表后,放入值区域的字段消失了,并删除了数据透视表中的数据.

解决方法:
出现这种情况是因为更改了放入值区域的字段的名称。例如,创建一个数据透视表,并拖入一个名为工资的字段放到数据透视表的值区域。这时,如果在源数据中将
工资列标题名称更改为基本工资并刷新数据透视表,那么值区域的数据将消失。原因在于,在刷新时数据表将刷新源数据的缓存.并发现工资字段已经不存在了.数
据透视表当然无法计算不存在的字段。要解决这个问题,打开’数据透视表列表”,将新字段拖入值区域中。

八、”推迟布局更新”选项锁住了排序、刷选、分组等功能

问题:
在创建数据透视表时使用了”推迟布局更新”选项,结果几乎所有的功能都被禁用了。

解决方法:
取消选中”推迟布局更新”。选中该复选框将使数据透视表处于手动更新状态,以至于无法使用数据透视表的其他功能(比如排序、筛选和分组)。

九、老版本的Excel无法正常地打开数据透视表

问题:
使用Excel2007创建了一个数据透视表,结果现在每次使用以前版本的excel时,所有的数据透视表功能都不存在了。

解决方法:
该问题通常是由不同Excel版本间的兼容性问题导致的。Excel2007在数据透视表处理数据的能力上有了一次飞跃。这就允许创建远远超出以前版本限
制的数据透视表。例如.假设构建了一个数据透视,该表包含32500个以上的数据项(在Excel2002和Excel2003中已经是极限了)。此外还
使用了Exccl2007独有的功能。那么如果有谁使用以前版本的excel打开excel2007文件,那么他只能看到一些硬编码的值而已.也就是说,
数据透视表中的值被转换为硬编码的数据,并且数据透视表缓冲、透视表对象以及格式也都将丢失。
   
要解决该问题,可以使用兼容模式构建数据透视表报表。兼容模式允许以Excel2003工作薄的方式使用Excel2007。也就是说,它会遵守
Excel2003的限制,避免了在无意中创建与以前Excel版本不兼容的数据透视表。可按照以下步骤以兼容模式构建数据透视表:

  • 新建一个工作薄。
  • 将空工作薄另存为”Exce.97一2003工作薄”。选择该选项将工作薄另存为.xls文件。
  • 打开新创建的.xls文件。

打开空的.xls文件时,excel自动进人兼容模式。这样就可以按照Excd2003的方式创建数据透视表。在兼容模式下,可以确保不会超出任何Excel2003数据透视表的限制。

十、刷新了数据透视表,然后计算字段显示为错误值

问题:
数据透视表中有一个计算字段,之前一直运行良好,但突然不正常了。该字段现在显示一个错误消息。

解决方法:
重命名或者删除了数据源的数据。要修补该问题,只需编辑计算字段来反映源数据的更改即可。



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